En las organizaciones existen algunas tareas que son fundamentales y se deben conocer, como la importancia del control de gastos en las empresas.
Qué son los gastos
Los gastos son desembolsos de dinero que hace la empresa para adquirir bienes y servicios destinados al correcto desarrollo de sus actividades y que son necesarios para generar ingresos.
Entre los gastos más habituales en todas las empresas se incluyen:
- Salarios y costes asociados a los trabajadores.
- Inversión en publicidad y acciones de marketing.
- Impuestos y tasas.
- Seguros.
- Suministros, como agua, electricidad e internet.
- Papelería.
- Combustible para los desplazamientos de mercancías y personas.
- Otros.
Los gastos de estos u otros tipos durante un determinado periodo se registran para el cálculo de los resultados de la empresa.
Qué es el control de gastos
El control de gastos es una estrategia mediante la que se realiza una identificación y seguimiento de los gastos con el objetivo de aprobar, informar y auditar los costes derivados de las actividades comerciales.
De esta forma se lleva a cabo una estrategia financiera que consiste en reducir costes para mejorar el beneficio y la competitividad de la compañía, entre otros importantes beneficios.
Beneficios del control de gastos
Mantener tus gastos organizados tiene múltiples beneficios para tu negocio. Te ayuda a:
- Cumplir con la ley. Existen determinadas obligaciones en materia fiscal y contable que precisan de un exhaustivo control de los gastos y, si se hacen correctamente, permitirán a la empresa cumplir con todas sus obligaciones.
- Mejora de las finanzas de la empresa al tener una visión de todos los gastos existentes en la misma y la posibilidad de reducir los que no sean necesarios.
- Visión precisa de los suministros de la empresa, lo que ayuda a mejorar las relaciones con los proveedores.
- Mejora de los productos y servicios debido a la redirección de los gastos, aunque manteniendo las operaciones comerciales generales.
- Aumento de las ventas debido al control de los productos que se encuentran en stock. De esta forma las peticiones de los clientes son más sencillas de gestionar, al saber qué productos están disponibles y cuáles no.
- Relación más cercana con los clientes. Teniendo un control exhaustivo se puede llevar un registro de clientes agrupado por diferentes factores, como ciudad o producto. De esta forma se tiene mayor información y control sobre las compras realizadas y el dinero que se recibe.
- Mayor control sobre el dinero. Con un informe de gastos se visualizan los ingresos y gastos de forma más clara. Además, es posible agilizar la búsqueda de información en el futuro si se utiliza una herramienta de gestión de gastos, un ERP o software similar.
Beneficios de contar con herramientas de gestión de gastos
Controlar los gastos a través de una herramienta de gestión de gastos aporta una gran cantidad de beneficios:
- Conocimiento para saber cómo y en qué momento se ha generado el gasto.
- Control, lo que permite poder actuar rápidamente.
- Optimización para mejorar los procesos de aprobación financiera.
- Ayuda a la creación de las relaciones digitales con los proveedores.
- Análisis de los contratos para conocer las diferentes opciones que existen para mantener el efectivo.
- Cambios para agilizar y mejorar los procesos de pago.
- Identificar los gastos que se producen de forma excesiva para controlarlos y reducirlos.
- Crear políticas de gastos y asegurarse de que se cumplen.
- Hacer uso del abastecimiento estratégico para conseguir ahorros de forma rápida.
- Reducir los riesgos y mantener los compromisos adquiridos.
Cómo llevar a cabo un control adecuado
Para poder beneficiarse de todas las ventajas que supone controlar los gastos es importante realizar el control adecuadamente.
Una herramienta muy eficaz son los informes periódicos, ya sean mensuales o anuales, donde se detallan todos los gastos de la empresa. Cada área de la empresa debe controlar sus movimientos, sus ingresos y sus gastos para cumplir con el presupuesto que se le haya asignado.
Con la reducción de gastos de una empresa se mejoran los resultados y la competitividad de la misma. Para ello es necesario conocer todos los gastos que se producen en el negocio y controlarlos periódicamente.
Cada área de la empresa, y su responsable, deberán hacerse cargo del control de los gastos que les correspondan para subsanar los posibles errores que se detecten.
Una muy buena opción es la externalización administrativa y financiera, en la que profesionales de las finanzas se encargarán de hacer un control exhaustivo de ingresos y gastos, principalmente a través de la conciliación bancaria.
La importancia del control de gastos en las empresas es tal que incide en su productividad y competitividad. Los gastos son aquellos costes asociados a la actividad de la empresa y su control significa identificar y hacer seguimiento de todo aquello que surge del funcionamiento normal de la organización. Entre los beneficios del control de gastos destaca el cumplimiento de obligaciones legales, la mejora de las finanzas de la empresa, el aumento de las ventas y un mayor control del dinero.
