La tecnología influye en todo y las empresas no son una excepción. Las tareas manuales están quedando atrás debido a las ventajas de la automatización de procesos, que actualizan y modernizan a las firmas y dan una imagen más profesional.
Qué es la automatización de procesos
La automatización de procesos consiste en diseñar nuevas formas de llevar a cabo determinadas tareas que hasta ahora se hacían de forma manual utilizando sistemas o tecnologías que sean capaces de controlarlas, corregirlas y finalizarlas de forma correcta.
Un claro ejemplo de automatización de procesos puede verse en la conciliación bancaria. Tradicionalmente esta tarea se ha hecho utilizando una hoja de cálculo o incluso papel pero con un ERP de calidad puede hacerse de forma automática.
Ventajas de la automatización de procesos
La tecnología puede ser muy útil en la gestión y mejora de los procesos en las empresas mediante la automatización de algunos de ellos para obtener todos los beneficios que aporta este cambio.
Aumento de la productividad
Con la automatización de procesos el tiempo dedicado a ciertas tareas se reduce, por lo que el tiempo disponible para la realización de otro tipo de asuntos aumenta.
El resultado de ello es conseguir mayores tasas de productividad, liberando de tiempo al personal para hacer tareas más complejas y que generan mayores beneficios. Además, también puede mejorarse la atención a los clientes.
Simplifica la comunicación
Mediante la información que se introduce en un sistema o plataforma y que se organiza de forma clara para que todo el personal tenga acceso a ella se reducen los problemas de comunicación.
Si la documentación está registrada y actualizada en el software utilizado se evitan llamadas y correos electrónicos cruzados para solicitar información puesto que todo podrá consultarse online desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Reducción de tiempo y costes
Al automatizar las tareas se necesita mucho menos tiempo para finalizarlas que si las mismas se hicieran de forma manual.
De esta forma es posible dedicar al negocio más tiempo en otras cuestiones más importantes, como la innovación o la motivación de los empleados. Esto añade valor al negocio y permite ampliar o diversificar el mercado.
Los costes asociados a posibles errores humanos se reducen drásticamente ya que al hacer las tareas de forma automática la intervención del personal en ellas es mínima. Además, los gastos relacionados con la gestión administrativa de la empresa se minimizan.
Incremento de la calidad
Cuando se hacen las acciones de forma automática su tramitación y resolución es idéntica, por lo que no puede haber margen de error en este sentido.
Los clientes tendrán una mejor percepción de los productos y de la empresa si la calidad de la producción aumenta y los servicios se prestan de forma consistente, sin cambios.
De esta forma los servicios se prestarán correctamente, la calidad en los productos aumentará y el servicio al cliente mejorará notablemente.
Mayor visibilidad
Los sistemas de automatización de tareas suelen contar con un panel en el que se puede ver de forma resumida toda la información relativa al proceso.
Algunas plataformas, como los ERPs, contemplan la posibilidad de ver un resumen de las finanzas de la empresa y otra información relevante.
Eficiencia en la gestión de tareas
Cuando varios departamentos de una empresa participan en un mismo proceso resulta muy útil tener acceso y visibilidad desde cada uno de ellos. Esto se consigue con la automatización ya que puede accederse desde diversos dispositivos sin necesidad de solicitar la información a través de llamadas o emails a otros empleados.
Al tener un panel de control con el resumen de la información, la gestión de tareas se hace de forma más sencilla cuando se comparte con varios departamentos.
Aumento de la fiabilidad y seguridad
Los sistemas de automatización de procesos consiguen reducir de forma importante las situaciones en que pueda haber errores, pérdidas o extravíos.
Además, no depende de los empleados toda la verificación de la información pues ya se encuentra automatizado en el sistema, aumentando la fiabilidad y la seguridad del proceso.
Mejora la satisfacción del cliente
Los clientes valoran en alto grado la rapidez y la calidad del servicio. Esto hace que se incremente la confianza en la empresa y la lealtad hacia ella.
Con la automatización de procesos, por un lado, van a recibir productos y servicios de mayor calidad y consistencia. Por el otro, el servicio al cliente será más eficiente al tener disponible toda la información sobre cada uno de ellos al momento y desde cualquier lugar.
La automatización de procesos consiste en utilizar tecnología para llevar a cabo tareas que tradicionalmente se han hecho de forma manual. Con ello se consiguen grandes beneficios como el aumento de la productividad, mejora en la calidad de los productos y servicios, mayor satisfacción de los clientes y un incremento en la eficiencia, fiabilidad y seguridad.