La conciliación bancaria es una tarea que suele llevarse a cabo por el departamento administrativo o contable y que tiene un papel fundamental en el buen funcionamiento de la empresa.
Qué es la conciliación bancaria
La conciliación bancaria es el proceso a través del que se contrastan los registros contables de una empresa y los movimientos de su cuenta bancaria con el objetivo de detectar y corregir posibles errores en la contabilidad.
Es un procedimiento que busca tener los movimientos bajo control en todo momento, comparando el extracto bancario con las operaciones de ingresos y gastos registradas para asegurar que coinciden.
A través de la conciliación bancaria se asocia cada transacción bancaria con una factura emitida o recibida y así se controla que todos ingresos recibidos y los cobros efectuados sean correctos.
Para qué sirve la conciliación bancaria
La conciliación bancaria tiene importantes funciones que pueden ayudar al éxito de una empresa.
Detectar errores
La conciliación bancaria ayuda a reducir los errores. Esto es algo muy importante ya que en la cuenta de una empresa pueden encontrarse gastos que no deberían haber sido cobrados o clientes que han pagado un importe incorrecto.
Este tipo de errores se detectan a tiempo con la conciliación bancaria y pueden ser solucionados.
Comprobar transacciones
A través de la conciliación bancaria se comprueban todos los movimientos que se realizan en la empresa y puede detectarse, por ejemplo, si faltan facturas de un proveedor ya que tendríamos un movimiento en el banco pero no una factura registrada con la que conciliarla.
Controlar el rendimiento
A través de la conciliación bancaria se puede tener una visión panorámica de la situación económica y la contabilidad de una empresa.
Con ello se conocerá el rendimiento, los beneficios y pérdidas, así como otros detalles económicos relativos a pagos y cobros o liquidez. Esto es algo fundamental para la toma de decisiones en cualquier negocio, ya que se hará con un conocimiento más amplio de su realidad.
Prevenir pérdidas
En relación con el control de gastos e ingresos, también pueden prevenirse pérdidas a través de la detección de malos funcionamientos de los sistemas utilizados, que deben ser revisados y modificados con rapidez para evitar seguir generando pérdidas.
Cómo se hace la conciliación bancaria
Para realizar la conciliación bancaria se necesitan ciertos documentos y puede hacerse de forma manual o automática.
Qué se necesita para hacer la conciliación bancaria
Antes de conciliar los movimientos bancarios de una empresa es necesario tener la contabilidad de la misma actualizada, con todas las facturas de ingresos y gastos registradas. Además, es necesario contar con la siguiente documentación:
- Extractos bancarios o acceso a la banca online para acceder a los movimientos.
- Facturas emitidas y recibidas, tickets, cheques cobrados y emitidos, depósitos y retiradas de efectivo. Es decir, toda la documentación relacionada con los movimientos bancarios de la empresa.
- Los últimos movimientos conciliados para comprobar los saldos y posibles ajustes pendientes.
Tipos de conciliación bancaria
Conciliación bancaria manual
Esta es la forma tradicional de llevar a cabo la conciliación bancaria. Se hace con un documento excel o en papel, anotando los movimientos bancarios y de facturación y se comparan para ver si coinciden.
En primer lugar, se comprueba el saldo final de la última vez que se concilió y el saldo inicial que tiene el banco para verificar si existen diferencias que hagan necesaria una revisión de los movimientos, punteando las operaciones correctas y señalando las que tengan algún error.
Tras ello, se comienza la comprobación uno a uno de los movimientos existentes en las cuentas bancarias y se comparan con las facturas emitidas y recibidas. Suele ocurrir que existen descuadres entre ellos, normalmente producidos por la falta de facturas de uno o varios proveedores.
Conciliación bancaria automática
Aunque la conciliación bancaria puede seguir haciéndose de la forma tradicional, actualmente existe la posibilidad de hacerlo de forma automática, utilizando un software de contabilidad especializado que automatice el proceso.
Este tipo de conciliación es la que se hace de forma habitual en los casos de externalización administrativa y financiera pues las empresas que gestionan las finanzas suelen contar con ERP ‘s con una gran variedad de funciones, entre las que se encuentra la conciliación bancaria automática.
Con este tipo de conciliación se automatizan los procesos y se ahorra tiempo, al mismo tiempo que se reducen considerablemente los errores.
Cuándo hacer la conciliación bancaria
No existe una regla que determine el mejor momento para realizar la conciliación bancaria.
La mayoría de departamentos administrativos de las empresas suelen hacer esta tarea una vez al mes, aunque cada vez es más habitual hacerlo cada menos tiempo.
Lo recomendable es llevar un control de las cuentas diario para detectar diferencias y errores lo antes posible y poder saber en cualquier momento la situación económica y financiera de la empresa.
La conciliación bancaria es el proceso a través del que se comparan los movimientos de una cuenta con las facturas emitidas y recibidas registradas en la contabilidad de la empresa. Este proceso sirve para detectar errores, comprobar transacciones, controlar el rendimiento y prevenir pérdidas y puede hacerse de forma manual o automática.